Dokumenter og webtilgængelighed
Det er tidskrævende at lave dokumenter tilgængelige, og pdf'er fungerer ikke på mobil. Derfor bør du altid først overveje, om det faktisk er nødvendigt at lægge en pdf på en af kommunens hjemmesider eller intranet, eller om indholdet kan være på en indholdsside.
Det er den, som udarbejder eller bestiller et dokument, som er ansvarlig for, at det er tilgængeligt.
Hvis du ikke kan undgå et dokument
Hvis dit indhold ikke egner sig til at ligge på en indholdsside, kan du selv sørge for at gøre det tilgængeligt med Assist, som er en hjælpefunktion, der er indbygget i Word.
Assist kan også hjælpe dig med at se, om dit dokument er tilgængeligt fra starten - det er de fleste dokumenter, hvis du anvender hierarkiet for overskrifter og ikke sætter billeder, screendumps og grafer ind i dit dokument.
Du kan også sikre tilgængeligheden i dit dokument ved at bruge en af de tilgængelige skabeloner til eDoc, som du kan tilgå fra Word, via DynamicTemplate.
Sådan gør du:
- Brug Dynamic Template-skabelonerne i Word
- Brug typografier til at lave overskrifter i et logisk hierarki. Du må aldrig lave overskrifter ved at fremhæve teksten
- Brug hjælpeværktøjet ’Assist’, der guider dig igennem et tjek af dit dokument. Værktøjet ligger under Dynamic Template i Word
- Gem dit dokument via ’Gem som PDF’ i ’Accessibilityfixer’. Du må ikke gemme et Word-dokument som pdf i dialog-boksen ”Gem som”, og du må heller ikke bruge printfunktionen til at lave dokumentet om til en pdf.
Hvis du ikke har Dynamic Template og dermed Assist, kan du hente det i Shoppen.
E-læring og en guide til Assist
Du kan tage e-læring i Plan2Learn for at lære at bruge Assist. Vær opmærksom på, at du skal være logget ind i Plan2Learn for at finde kurset. Søg på "webtilgængelighed".
Tjek om en pdf er tilgængelig
Du kan selv tjekke om en pdf er tilgængelig. Det kan du med "PDF UA Foundation PAC 2021" som du finder i Shoppen.
Hvis du ikke selv kan lave en fil tilgængelig
Hvis du ikke selv kan lavet en fil tilgængelig, eller hvis du sidder med et langt eller kompliceret dokument med billeder, grafer og andet, kan du sende pdf’en til Aliro Docs (tidligere Abledocs), som er på KKs rammeaftale. De kan gøre filen tilgængelig for dig.
Udgifter til at gøre filen tilgængelig skal afholdes af den som bestiller det tilgængelige dokument.
Aliro Docs - bestil tilgængeliggørelse af dokument
Spørgsmål og svar om tilgængelige dokumenter
Vis alle
Kan jeg selv lave en tilgængelig pdf med InDesign?
Det er ikke muligt at lave en tilgængelig pdf direkte fra InDesign. Du kan gemme som pdf og derefter skal pdf’en efterbehandles i programmet Acrobat Pro (fra Adobe).
Hvis du ikke har programmet med i pakken med InDesign, kan du købe Acrobat Pro i Softwarehoppen.
Kan jeg lave en tilgængelig pdf ud fra Excel?
Da det ikke er muligt at lave en tilgængelig pdf direkte fra Excel, skal du nøje overveje om disse dokumenter er nødvendige at lægge på hjemmesiden.
Du kan i stedet for indsætte tabeller i Word eller lave en enkel Word-version af dine PowerPoints - brug guiden 'Word og Pdf - sådan gør du din pdf tilgængelig'
Hvis du af en eller anden grund er forpligtet til at lægge pdf’er af de originale Excel- eller PowerPoint-dokumenter på nettet, så lav en enkel tekstversion i Word igen ved at bruge guiden og gem den som pdf. Herefter kan du lægge begge versioner på hjemmesiden, så der er et alternativ, der er tilgængeligt for folk med handicap.
Kan jeg lave en tilgængelig pdf ud fra PowerPoint?
Du kan tjekke din PowerPoint-præsentation for tilgængelighed med Assist, før du laver den om til en pdf.
Hvis du af en eller anden grund er forpligtet til at lægge pdf’er af de originale Excel- eller PowerPoint-dokumenter på nettet, så lav en enkel tekstversion i Word igen ved at bruge guiden og gem den som pdf. Herefter kan du lægge begge versioner på hjemmesiden, så der er et alternativ, der er tilgængeligt for folk med handicap.
Hvad med de pdf’er, der ligger på siden allerede? Skal de gøres webtilgængelige?
Alle pdf'er, som er uploadet efter 23. september 2018, og ældre pdf'er som er nødvendige for administrative processer, skal være tilgængelige.
Undtaget er dog tredjepartsindhold, der ikke er finansieret, udviklet eller på anden måde er under kontrol af myndigheden.
Først og fremmest: Det tager tid eller koster penge at gøre dine gamle pdf’er tilgængelige, så overvej at slette alle utilgængelige pdf’er, der ikke er absolut nødvendige.
Hvis pdf’en skal forblive på hjemmesiden, så erstat eksisterende, ikke tilgængelige pdf'er med ny simpel tilgængelig udgave.
Afhængig af hvad din pdf indeholder, så brug DynamicTemplate-skabelonen og Assist eller guiden "Word og Pdf - sådan gør du din pdf tilgængelig"
Du kan også vælge en ekstern leverandør, der kan gøre en gammel pdf tilgængelig.